Učimo od najboljih: Kako organizirati prvi radni sat u danu za povećanje produktivnosti

Ovo je najjednostavniji plan za uspješan radni dan a oduzima samo sat vremena dnevno! Doznajte metode najuspješnijih poslovnih ljudi svijeta za povećanje produktivnosti, a koje se mogu primijeniti od studentskih dana.

Prvi sat vremena u poslu može uvelike utjecati na ostatak našeg radnog dana. Pravilna organizacija dodatno će povećati vašu produktivnost i motivaciju. Ako proučite radne navike nekih od najuspješnijih poslovnih ljudi svijeta, primjetit ćete da su njihova jutra uvijek unaprijed organizirana, te da se drže gotovo jednake rutine. Ako ste mrtvi umorni i bez obzira koliko radite ne uspijevate riješiti sve zadatke, nešto radite krivo. Takav način obavljanja posla će vas dovesti u burn out zonu, stoga promijenite svoje navike prije nego li bude kasno. Mnogo ljudi provodi beskrajne sate na poslu i obave vrlo malo zadataka, dok postoje i oni za koje se pitate kako uspijevaju sve obaviti na vrijeme i još imati dovoljno vremena za privatni život. Ustvari nije tako teško, samo morate promijeniti neke navike i vi će se isto pripadati toj produktivnijoj i organiziranoj grupi ljudi. Tajna je u prvom satu, kojeg poslovnjaci zovu “Power Hour”! Ako ga odradite kako treba, vaš će poslovni dan izgledati znatno drugačije. Bez brige, nije tako teško :)

Produktivna jutra počinju s ranim buđenjem – pokušajte ustati 2 sata ranije!

Većina ljudi voli odgađati alarm do zadnje sekunde prije buđenja, no to nije pravilo u svijetu najuspješnijih i najproduktivnijih ljudi. Istraživanja su pokazala da je većina ljudi najproduktivnija prva dva sata nakon buđenja i upravo zato se to vrijeme treba potrošiti na najvažnije zadatke. Naravno, nismo svi isti pa vrijeme produktivnosti može varirati od pojedinca do pojedinca. Neki ljudi su najproduktivniji tijekom večeri, dok su drugi noćne ptice. Ključ je otkriti kada ste najproduktivniji, a zatim rezervirati to vrijeme za najvažnije zadatke. Dvije dodatne prednosti ustajanja 2 sata ranije su te što ćete dobiti prednost pred spavalicama i najvjerojatnije ćete imati mirno radno okruženje prije nego li vaš dom ili ured okruži buka. Upravo ta dragocjena tišina i mir su razlog zašto vrlo uspješni ljudi poput Richarda Bransona, ustaju rano ujutro.

Ne planirajte svoj dan u prvom satu, za to iskoristite večer prije

Premda je ponedjeljak svim zaposlenima postao najgori dan u tjednu, zapravo to je dan kada imamo najviše snage i svježine s obzirom na to da smo se prethodna dva dana odmarali. Stoga ne trošite svježinu jutra koja dolazi s ponedjeljkom već iskoristite nedjelju navečer kako bi se pripremili za zadatke koji vas čekaju. Stručnjaci kažu da svaka minuta provedena u planiranju štedi deset minuta u izvršenju. Kako biste postali super produktivni, trebali biste točno znati na koje zadatke raditi u kojem trenutku. Kako to postići? Upravo planiranjem unaprijed. Preporučuje se planirati tjedan dana unaprijed jer tako štedite gomilu vremena. Ako vam to izgleda kao znanstvena fantastika. Trebali biste izdvojiti barem 15 do 30 minuta svaku večer kako bi isplanirali sljedeći dan.

Primijenite ABCDE metodu i pravilo 80/20

● A zadaci su oni koje morate obaviti danas, ako ih ne obavite snosit ćete ozbiljne posljedice
● B zadaci – su oni koje trebate učiniti danas, ako ih ne obavite ostat će nešto blaže posljedice
● C zadaci – su oni koje možete obaviti danas, ali ako ih ne obavite neće biti posljedica
● D zadaci – su zadaci koje delegirate drugima
● E zadaci – su zadaci koje eliminirate. Nikad ih ne radite u prvih sat vremena, čak ni u danu, jednostavno nisu vaša briga.

Kada započnete svoj radni dan, uvijek krenite s A zadacima, koji su najvažniji. Tajna uspješnosti leži u tome da nikada ne obavite B zadatak prije nego što dovršite sve svoje A zadatke i nikada ne napravite C zadatak prije nego dovršite sve B zadatke. Prateći ovaj sustav, ostvarit ćete maksimalnu produktivnost.
Koristite pravilo 80/20 da biste odredili najvažnije zadatke, tj. koji će biti A, B, C, D i E. Paretov zakon kaže da će 20% vaših zadataka rezultirati s 80% ukupne vrijednosti proizvodnje. To znači da ako danas imate 10 zadataka na vašem popisu obveza, a vi izvršite SAMO dva najvažnija zadatka, oni će vam dati 80% ukupnog rezultata. Stoga koliko god teški bili A zadaci, obavezno ih riješite prve i nikad ih ne preskačite.

Gužvu u prometu iskoristite za učenje

Svi imamo 24 sata u danu, a razliku među uspješnima i neuspješnima čini odabir kako ih provodimo. Umjesto da na putu do posla čitate novine (koje nisu vezane uz vašu struku) ili igrate igrice na mobitelu te se bavite trivijalnim stvarima, to dragocjeno vrijeme iskoristite kako bi unaprijedili svoje poslovne vještine. Jedan od najlakših i najzanimljivijih načina na koji se možete dodatno educirati i čuti inspirativne priče najuspješnijih motivacijskih govornika i poslovnih ljudi je slušanje podcasta. Tako će te steći još jednu prednost od većine vaših konkurenata.

 

Postanite nedostupni

Da, točno ste pročitali! Većina ljudi prvi sat voli provesti ispijajući šalicu kave i pričajući s kolegama, no ako je moguće, trebali biste se izolirati i učiniti potpuno suprotno. Najbolji način da obavite posao je kada vas ne prekidaju. Iako su vaši suradnici vjerojatno dobri ljudi, slušajući njihove tračeve, planove za odmor i koliko hamburgera su uspjeli pojesti na posljednjem roštilju, neće vas učiniti produktivnijima. Naprotiv, trebali biste pronaći sobu gdje možete nesmetano raditi.
Ako takvo mjesto nije dostupno, uvijek možete ljubazno zamoliti svoje suradnike da se malo stišaju, jer radite na vrlo važnom zadatku. Fokus na posao umjesto na tračeve u vrlo će vas kratkom vremenu učiniti znatno produktivnijima.

Mailove provjeravajte samo u određeno vrijeme

Nema većeg vremenskog lopova od konstantnog provjeravanja mailova koji će vas sigurno usisati u odgovaranje na beskrajnu listu zahtijeva. Trebali biste ih provjeravati samo u određeno vrijeme, osim ako čekate na vrlo važan mail.
Ako radite od 9 do 17 sati, provjerite mailove u 11 i 16 sati. Tada ćete moći provesti 2 prva sata baveći se najvažnijim zadacima (ako ne možete raditi prva 2 sata od kuće). Inbox otvorite opet u 16 sati, jedan sat prije završetka radnog dana bit će sasvim dovoljan da odgovorite svima i budete u tijeku. Pokušajte, bit ćete opušteniji, sretniji i produktivniji.

Brojna istraživanja su dokazala da smo ujutro najbistriji i najproduktivniji, stoga prvi radni sat iskoristite fokusirajući se na važne zadatke. Izbjegavajte stvari koje traže interakciju, poput pisanja mailova, sastanaka (ako nisu potrebni), ispijanja kave s kolegama i sl. Prvi sat je samo vaš!

Podijelite s prijateljimaShare on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email