Planiranje akademskih projekata ne razlikuje se previše od onih u poslovnom svijetu. Očekivanja i pritisci su jednako stvarni. Bez obzira radi li se o izradi plana nadolazećih predavanja ili organizaciji učenja, postoji nekoliko načina gledanja na problem koji se mogu povezati s poslovnim okruženjem, a uz neke od dostupnih alata, svi oni mogu se lako primijeniti i u akademskom svijetu. Vođenje projekata je vještina koja se s vremenom poboljšava. Dok učiš kako razdvojiti određene zadatke i pratiti svoj napredak, počinješ drukčije razmišljati o svom radu, a to postaje jedna od cjeloživotnih, prenosivih vještina. Upravljanje projektom je više od samog postavljanja rasporeda. Nit vodilja je praćenje planova i ustrajanje u izvršavanju zadataka čak i kada te nitko ne kontrolira. Iako se čini frustrirajuće, često se iz tog procesa izrode najbolji rezultati i uvidimo prve prave rezultate svojih napora.
Kako krenuti s organizacijom projekta
Upravljanje projektom započinje postavljanjem ciljeva na temelju ideje velike slike o onome što se želi postići. Ovdje trebaš imati jasan osjećaj kuda ideš i kako će izgledati rezultat na samom kraju procesa. Koristeći snažan osjećaj za ono što radiš, kreni postavljati ciljeve, no budi svjestan da je to tek početak. Raščlani projekt na zadatke i vrste s jasno postavljenim rokovima. Profesori će često postaviti rokove za različite faze projekta, no kad uvidiš da možeš podijeliti zadatke i postaviti realne rokove, idejni projekt počinje dobivati obrise u stvarnosti. Tada kreće vizualizacija pojedinog zadatka, stvarajući tako most između apstraktnih ideja i konkretnih radnji. U ovoj fazi treba realno razmišljati o onome što je potrebno u pogledu vremena, resursa i radnji koje treba poduzeti. Sada dolazi do sagledavanja odnosa između velike slike i sitnica koje ju čine, a u slučaju da se na projektu nalazi više studenata, svaki od njih će biti zadužen i odgovoran za pojedini dio. Jednom kada imaš jasan plan, možeš birati i provoditi svoje specifične strategije.
Grupe koje se same usmjeravaju u stanju su odrediti koje će strategije koristiti za dovršavanje svojih zadataka. Oni mogu odabrati resurse i materijale, istovremeno odlučujući o procesima koji će za njih najbolje funkcionirati. Prilikom istraživanja koriste se bilješke ili razrađena tablica, a tijekom projekta svatko od uključenih svoje zadatke može voditi na zajedničkom dokumentu ili u zajedničkom kalendaru. Iako su zadaci i rokovi ključni za upravljanje projektima, stvari neće uvijek ići prema planu. Možete imati najbolje razvijene planove na svijetu, ali na kraju će se dogoditi životna situacija na koju nećete moći utjecati. U tim će se trenucima problemi rješavati kako budu nastajali, planovi će se mijenjati i frustracije rasti. No, jednom kada budete u stanju suočiti se s ovakvom vrstom izazova, postajete rješavatelji problema i kritički mislioci. U stanju ste pratiti svoj napredak, prilagoditi svoj pristup konkretnim problemima, te po potrebi prilagoditi svoje ciljeve. Upravo to sve studente čeka i u poslovnom okruženju, u kojem će se naći nakon dobivanja diplome.
Pristupi upravljanju projektima
Jedan od pristupa je onaj koji zovemo dizajnersko razmišljanje. Ono prihvaća inovativni pristup usmjeren prema ljudima u rješavanju problema. Studenti pokušavaju razumjeti problem, zatim promatraju i usvajaju perspektivu određenog korisnika. U fazi pronalaska rješenja idealiziraju, stvaraju i testiraju prototip. Proces potiče ponavljanje i reviziju rješenja u kratkom vremenu kako bi se što brže pronašao najučinkovitiji pristup. Znanstveno istraživanje kao pristup dolazi iz znanosti i sudionici projekta postavljaju pitanja, istražuju i oblikuju hipotezu. Zatim testiraju hipotezu eksperimentima, analiziraju rezultate i oblikuju zaključak ili predloženi put za daljnje testiranje. Ova se metoda može primijeniti na projekte izvan nastave, a njegove prednosti uključuju postizanje cilja, izbjegavanje pretpostavki bez tvrdih podataka i testiranje ideja.
Metoda izraženih projekata uključuje promišljanje o osobnoj perspektivi koju želiš komunicirati drugima, odabir medija za izradu, dizajniranje i izradu prototipa za projekt. Zatim slijedi testiranje prototipa i traženje povratnih informacija, te procjena tvojih osjećaja i odmjeravanje reakcija drugih ljudi na problem. Agilno upravljanje prvi je put uvedeno u krugove za razvoj softvera 1950-ih godina. Ovaj pristup postao je popularan u drugim industrijama zbog suradničkog, timski orijentiranog aspekta. Korištenje ovog pristupa znači držanje takozvanih „sprintova“ (kratkih sastanaka) za učenje, kako bi se brzo postigli određeni ishodi i dobile povratne informacije. Pretvarajući obrazovanje u jedan oblik igre, motiviraju se pojedinci i pronalaze i iskorištavaju njihovi prioriteti i snaga na individualnoj i timskoj razini, a sve kako bi se podržao zajednički rad na zajedničkom cilju. Projektno učenje možda je najpoznatiji pristup među profesorima. Učenje temeljeno na projektima potiče studente da se izravno uključe u projekt, stvore vještine za upravljanje rješavanjem problema, razvijaju i kritiziraju proizvode i odgovore, te iste i prezentiraju.
Besplatni alati za vođenje projekta
HeySpace – jedan od najboljih alata za prodaju zbog funkcionalnosti i jednostavne uporabe. HeySpace je softver za upravljanje zadacima s chatom, koji pomaže u komunikaciji i suradnji s klijentima i s ostalim članovima tima i odjelima. U jednom programu uspješno zamjenjuje softver za upravljanje zadacima, softver za upravljanje projektima i komunikacijski softver, s obzirom na to da kombinira ključne značajke sva tri programa.
Slack – omogućuje razmjenu poruka u stvarnom vremenu. Sva komunikacija u timu na jednom je mjestu, a rezultat toga je jednostavan pristup chatu i pretraživanje istog. Aplikacija se integrira s brojnim vanjskim uslugama i nudi ugrađene unutarnje i vanjske mogućnosti dijeljenja, kako bi svi mogli dijeliti datoteke s kim god žele. Opremljen je naprednim pretraživanjem, filtrima i razvrstavanjem za jednostavno razvrstavanje datoteka.
Asana – Iako njegovo postavljanje možda i nije jednostavno, Asana nudi korisne upute u obliku video tutorijala. Ovaj alat omogućuje studentima obavljanje osnovnih stvari u vidu suradnje, kao što su dijeljenje i uređivanje materijala, komunikaciju s drugim korisnicima i određivanje zadataka određenim ljudima. Ukratko, ima sve što trebaju studenti koji rade na nekom projektu.
Basecamp – ovaj alat na raspolaganju ima širok izbor značajki koje imaju za cilj poboljšati sustav praćenja projekata i izvršavanje stvari na vrijeme. Radi se o intuitivnom i razumljivom alatu koji se može pokrenuti za nekoliko minuta. Za razliku od svojih konkurenata, ova se aplikacija za upravljanje nalazi u oblaku, a zadaci su predstavljeni u obliku praktičnih popisa obveza s dobrim rasponima i datumima; svaki zaposlenik ima svoj zadatak. Omogućuje suradnicima razmjenu ideja, prijedloga ili usklađivanje referentnih razgovora, što zauzvrat pomaže da svaki član tima zna što rade drugi kako ne bi uzalud radio iste zadatke.
Teamwork Projects – alat za suradnju bogatu značajkama koje su podložne višestrukim aplikacijama, koji ima sve ključne aspekte, od zadataka, popisa zadataka, praćenja vremena, prijenosa datoteka i poruka. Savršen alatom za studente, koji eliminira nedostatke u komunikaciji, što dovodi do značajnog povećanja performansi tima.
