Jutro je i vi pišete svoj popis obaveza za taj dan. Na popis ste stavili sve, od izrade plana učenja za ispitni rok, samo učenje za X kolegij i odlaska na predavanje do razmišljanja o idejama za vaš studentski rad i razmišljanja o ljetovanju ili izlasku s kolegama. Često smo pristrani u kategorizaciji zadataka, tj. smatramo da čim su na našem popisu imaju neku vrijednost. Ono što se na kraju događa je to da uđete u vlastitu zamku i svaki zadatak smatrate jednako vrijednim. No kako dan odmiče, počinjete se osjećati prilično tjeskobno jer vašoj listi nema kraja.
Možda vam se čini svejedno kojim redoslijedom obavljate određene zadatke ako na kraju dana svi zadaci budu obavljeni, no varate se. Određivanje prioriteta obavljanja zadataka može promijeniti način na koji ih obavljate! Kako krenuti s određivanjem prioriteta? Rješenje za određivanje prioriteta zadataka je da budete realni sa svojim vremenom, da razmislite o svom popisu obaveza i eliminirate one zadatke koji zapravo i nisu toliko važni (iako vam se na prvi pogled čine).
Trebate dodatan razlog zašto odrediti prioritete zadataka? Evo 3 ključna prednosti određivanja prioriteta zadataka
1. Povećanje vlastite produktivnosti
Razmislite – što vam je najvažnije na listi? Pojašnjavanje samom sebi pojedinih zadataka i njihova kategorizacija pomaže vam da svoje vrijeme, energiju i pozornost posvetite na obavljanje onih najvažnijih zadataka, što će rezultirati time da postanete produktivniji.
Sjetimo se Paretovog principa ili pravila 80-20 koji je jedan od najkorisnijih alata za određivanje prioriteta i koji se može primijeniti u mnogim situacijama. Primjerice,
- u organizaciji vremena za učenje, u 20% vremena obavi ćete 80% posla tako što ćete odabrati i učiniti ono što je najvažnije i čime ćete pokriti 80% rezultata kojima težite.
- u pripremi za ispite, određivanje koji dio gradiva je najvažniji i fokusiranjem na 20% tema koje ćete proučavati za ispit, riješit ćete 80% problema na koje možete naići na ispitu.
2. Određivanje prioriteta pomaže smanjiti stres
Previše zadataka i nedostatak vremena može brzo dovesti do preopterećenosti, što pak može dovesti do odgađanja ili dodatnog stresa. Određivanjem prioriteta i uspješnim obavljanjem istih prema definiranom rasporedu, smanjit ćete razinu pretrpanosti i sklonost odugovlačenju.
Rezultat? Smanjit ćete si stres i osjećati se samopouzdanije prilikom izvršavanja budućih zadataka.
3. Određivanje prioriteta stvara bolje rezultate i nove prilike
Prenatrpan popis bez određenih prioriteta može vas navesti da se usredotočite na nevažne zadatke koji mogu naštetiti vašoj produktivnosti i studiranju/karijeri. Određivanjem prioriteta pomoći će vam spriječiti da se to dogodi i da se umjesto toga možete usredotočiti na najvažnije zadatke, ciljeve i prilike. Osim toga, dovršavanje bitnih zadataka može vam pomoći da prepoznate koje zadatke na vašem popisu možda uopće ne morate obaviti. Na taj način možete stvoriti prostor za važnije prilike.
Pa kako odrediti prioritetne zadatke?
Alata je mnogo, no mi ćemo se fokusirati na dva:
1) Paretovo pravilo 80/20
2) Matrica prioriteta (ili Matrica hitno/bitno ili Eisenhowerova matrica).
Određivanje prioriteta prema Paretovom pravilu
1. Napravite listu obaveza na papir!
2. Uz svaku obavezu/aktivnost upišite oznaku prioriteta (A,B,C) i oznaku roka (1,2,3).
Fokusirajte svoju energiju i vrijeme na 20% obaveza, dok ostalih 80% delegirajte (ako drugi mogu učiniti te zadatke bolje, brže, lakše, jeftinije) ili izbjegnite.
A – mora biti napravljeno
B – trebalo bi se napraviti
C – moglo bi se napraviti
Matrica prioriteta: način organiziranja zadataka na temelju hitnosti i bitnosti
Još jedan od načina za uspješno određivanje najbitnijih zadataka u tjednu je korištenje Hitno/Bitno matrice, ili Eisenhowerove matrice. Ovaj vam alat pomaže podijeliti zadatke u četiri kategorije: zadatke koje ćete prvo obaviti, zadatke koje ćete planirati za kasnije, zadatke koje ćete delegirati i zadatke koje ćete izbrisati.
Dwight D. Eisenhower—34. predsjednik SAD-a i predstavio je tijekom Drugog svjetskog rata— ideju koja će kasnije dovesti do Eisenhowerove matrice.
1. Nacrtaj kvadrat i podijeli ga u 4 kvadranta.
2. Prođi svoj popis, identificiraj hitne i bitne zadatke i razvrstaj ih po kvadrantima/poljima.
Pomoć u identifikaciji:
- Hitno i bitno -> Učini prvo
Ovo su zadaci koje treba riješavati odmah. Imaju veliku vrijednost i moraju se obaviti hitno, kao npr. projekti koji imaju stroge rokove ili priprema za ispit X koji je prvi na rasporedu - Nije hitno i bitno -> Učini to sljedeće ili planiraj
Ovo su vitalni zadaci za dugoročnu korist (na primjer, vježbanje ili telefonski razgovor s obitelji), ali često ih nije potrebno obaviti odmah. Uključite ih u plan ali budite mudri, možda ćete ih morati rasporediti na dulje razdoblje. - Hitno i nije bitno -> Delegiraj
Ovi zadaci imaju malu ili nikakvu vrijednost i obično samo izgledaju kao hitni. Npr.: e-pošta ili telefonski poziv sa prijateljem na koji ste upravo potrošili 10 minuta, a koji vama nije bio potreban, ali je očito bio drugoj strani. Razmislite o tome jesu li zadaci zaista hitni (i za koga) prije nego što ih počnete rješavati. - Nisu bitni i nisu hitni -> Ukloni/Izbjegni/Zaboravi
Ovi zadaci su često gubitak vremena i često dolaze u obliku aktivnosti odgađanja, poput pregledavanja društvenih mreža ili gledanja televizije.
Što ako ne mogu odrediti koji je zadatak važniji od drugog?
Razmislite o vrijednosti pojedinog zadatka na popisu i koliko će truda biti potrebno da ga dovršite
Razmislite jesu li zadaci vrijedni pažnje, vrijedi li ih učiniti odmah ili ih treba podijeliti na manje dijelove kojima se lakše upravlja. U tom slučaju kreirajte “matricu vrijednosti”, po uzoru na matricu prioriteta, ali umjesto hitno/bitno razvrstajte zadatke prema kriterijima vrijednost/napor.
Npr:
Visoka vrijednost i malo truda
Učinite to odmah. Ovi zadaci imaju najveći prioritet i trebali biste ih prvo obaviti.
Visoka vrijednost i velik napor
Podijeli ih na manje, jednostavnije zadatke na kojima možete dulje raditi.
Mala vrijednost i velik napor
Zaboravite ih/eliminirajte. Ako ste neki zadatak uključili u ovaj kvadrant, vjerojatno nije ni vrijedno raditi. Razmislite o tome zašto zadatak postoji, a ako se mora izvršiti, premjestite ga u drugi kvadrant.
Mala vrijednost i malo truda
Ovo su zadaci ‘punila’. Svaki zadatak koji spada u ovaj kvadrant vjerojatno je tu iz sentimentalnih razloga. Ponovno razmislite o tome zašto ti zadaci postoje, a ako ih se ne možete riješiti, premjestite ih u drugi kvadrant.
Motivacija za kraj:
Određivanje prioriteta je izuzetno važno, ali prioritetni popis zadataka neće biti od velike pomoći ako će vam na putu da bilo što postignete s liste stajati odugovlačenje. Iz tog razloga, sugeriramo da provedete svoje određivanje prioriteta tako da sami sebi postavite izazov već na početku dana!
Mark Twain je jednom rekao da ako morate pojesti živu žabu, učinite to prvo ujutro i ništa gore vam se neće dogoditi do kraja dana.
“Eat the Frog” je strategija određivanja prioriteta i produktivnosti koja pomaže ljudima u prepoznavanju teških zadataka. Jednostavnije rečeno, “Eat the Frog” je proces identificiranja vašeg najtežeg zadatka dana i njegovog dovršavanja prije nego što prionete na bilo koji drugi zadatak. Ako morate pojesti dvije žabe, prvo pojedite veću! :) Dakle, odredite koji je zadatak izazovniji i učinite ga prvog. Obavljanje tog zadatka imat ćete više inspiracije i energije i osjećat ćete se samouvjerenije da nastavite dan u produktivnom tonu!
Sretno s određivanjem prioriteta! :)
